Como elaborar un presupuesto de inversión para el proyecto de Implementación, administración y mantenimiento de una Intranet/Extranet con G Suite de Google.

Publicado: 2016.11.17. Autor MELO FLORIÁN, C. Alberto


Llegó ese momento del año de decidir si comprar la última versión de Microsoft Office, aproximadamente cada 27 meses es necesario actualizar las versiones instaladas en los computadores. La compra de las licencias no es el único gasto involucrado en esta actualización. También ha que invertir en capacitación, migrar, tiempo de ingeniero. instalación, probablemente los computadores más antiguos ya no tengan capacidad para ejecutar en forma cómoda esta última versión, con más capacidades, pero más exigente de procesador.

Esa es la opción tradicional, también existe la alternativa de no comprar licencias nunca más y en lugar de esto invertir en SaaS y solo pagar por aquellos usuarios que estén activos una pequeña cifra mensual de U$ 5,= por usuario.

SaaS significa Software as a Service, o aplicaciones de sistemas de información como servicio, servicio que usualmente no necesita estar instalado en un computador en particular, sino que se accede a él por medio de una clave de usuario desde cualquier dispositivo que este conectado a Internet. Puede ser un portátil, una tableta o un teléfono inteligente.

Al acceso a este servicio es similar a como se utiliza un cuenta de Facebook, la información de cada usuario no está almacenada en un computador en particular, está en la nube, al igual que la aplicación misma. Para usar Facebook, no necesitamos instalar ningún programa en el computador, lo mismo sucede con G Suite de Google.

Esto implica una enorme ventaja en cuanto a los costos de instalación: nunca será necesario hacer una instalación de software en ninguna de las terminales de la organización. Sin embargo, si es necesario hacer una serie de configuraciones iniciales en los servidores del proveedor, como por ejemplo asignar el dominio de Internet de la organización. Después de esto, cada usuario siempre va a tener disponible al interior de su cuenta de usuario, la última versión plenamente funcional de cada una de la aplicaciones que utiliza para su trabajo cotidiano, sin riesgos de pérdida por virus, daños locales en los computadores o daños eléctricos en las instalaciones de trabajo.

Un ejemplo perfecto de las grandes ventajas que este modelo implica es el cambio del computador portátil de uno de los colaboradores dentro de la organización. Inicialmente solo es necesario asegurarnos que todo sus archivos personales, como las fotos de su familia han sido copiados en una memoria externa y a continuación entregarle el nuevo equipo. Esta persona puede simplemente prender el nuevo computador, ingresar en el navegador de su gusto (preferiblemente Chrome), ingresar en su cuenta de usuario de G-Suite, y continuar trabajando. No fue necesaria la intervención de un ingeniero de sistemas, tampoco fue necesaria hacer migración de mensajes de correo electrónico desde Microsoft Outlook, y nunca estuvieron en riesgo los mensajes recibidos ni los archivos de usuario.

AHORA SI, VAMOS DIRECTO A LAS OPCIONES DE ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO

Con nuestro servicio de configuración y administración de Intranet Organizacional MULTi + G Suite, ustedes tienen tres opciones:
  1. Modalidad de capacitación externa
  2. Modalidad de Acompañamiento externo, más capacitación
  3. Modalidad LLAVE EN MANO
Partamos de la siguiente premisa:

• Una vez una Intranet-Extranet Corporativa ha sido instalada y esta funcional, no puede ser abandonada por sus administradores, ya que después de algunos días, ya estaría empezando a des-actualizarse •

Sin importar que la Intranet solo sea usada como soporte del sistema de calidad, si no se lleva a cabo un proceso contínuo de mantenimiento, actualización y socialización, lo usuarios tienden a volver a su zona de confort, que usualmente es retomar parcialmente los hábitos antiguos. En otras palabras, una vez la Intranet ha sido entregada a los usuarios, empieza la labor de mantenimiento y administración, en busca de convertirla en una herramienta que responda a toda necesidad cotidiana relacionada con información y gestión.

Como ya hemos visto, este mantenimiento y administración no son opcionales, y hay que escoger desde el principio, quien o cuál área se va a hacer cargo de esta labor.

Para algunas organizaciones es evidente que una labor como esta es muy especializada y crítica para ponerla en manos de una persona que tenga como labor principal alguna otra actividad. ya que en el mediano plazo al mantenimiento de esta herramienta no se le aportaría todo el rigor que va a necesitar, por lo tanto sufriendo toda la organización.

Por otro lado, si el tamaño de la organización no lo amerita, tener a una persona de tiempo completo no es eficiente en cuanto a la inversión que requeriría.

Finalmente, el desarrollo continuo que que ha demostrado durante las últimas décadas el sector de los servicios de información es avasallador, inclusive para las personas que estamos dentro de la industria, (por esto debemos invertir una enorme cantidad de tiempo tratando de mantenernos actualizados, con el fin de poder ofrecer las mejores opciones del mercado para nuestros clientes externo e internos) Esta situación se acentúa con aquellas personas no dedicadas en forma exclusiva a este sector. En conclusión, una administración exclusivamente interna de una Intranet tiende a des-actualizarse muy rápidamente en el frente tecnológico.

Estos son algunos de los puntos a considerar, antes de escoger el modelo de servicio que se va a tomar. Ahora si, el presupuesto según cada modalidad:

 1 Modalidad Capacitación Externa

La organización ha escogido una persona o a un área para liderar el proyecto Intranet Organizacional. Dependiendo de su formación y preparación previa, esta persona puede necesitar entre 10 horas a 60 horas de capacitación en casos con circunstancias muy exigentes de parte de la organización. 

Nuestra capacitación en modalidad presencial, es comercializada en paquetes de sesiones de 6 horas para la misma jornada con un intermedio de 1 a 2 horas, dependiendo de la hora de inicio.

La capacitación se lleva a cabo en modalidad de Seminario/Taller, en otras palabras se trabaja con la variables propias de cada organización, con el fin de presentar a los asistentes todas aquellas opciones y variables que apliquen en la solución de sus retos particulares.




 2 Modalidad Acompañamiento Externo y Capacitación

En esta modalidad, la organización ha escogido a una persona o un área para que asuma la responsabilidad del mantenimiento de la Intranet, sin embargo para la configuración y puesta en marcha inicial, va a hacer uso de un acompañamiento especializado externo para todas las etapas pre-publicación 

Nuestro acompañamiento de puesta en marcha inicial se comercializa en paquetes de 5 jornadas continuas presenciales de 8 horas cada una (día). Dentro de un primer paquete completo de 5 jornadas es posible hacer una valoración completa y elaborar un plan de trabajo detallado. En jornadas posteriores es posible poner manos a la obra en lo que respecta a programación y recuperación, valoración, tabulación y depuración de recursos para las bases de datos fundamentales de la Intranet.




 3 Modalidad llave en mano

La organización ha decidido tener a un líder/auditor interno del proyecto Intranet Organizacional para su configuración y para cuando esta esté en marcha, pero para su preparación inicial y para su administración y mejoramiento continuo, va a solicitar mano de obra especializada externa.

En este caso, evidentemente se dan muchas instancias de capacitación para aquella o aquellas personas escogidas como líderes internos del proyecto, sin embargo el proceso de acompañamiento es invertido, el acompañamiento lo hacen las personas que conocen la organización, con aquellos que logran procesos más expeditos, que somos los asesores externos.

La organización obtiene una plataforma plenamente funcional y cuenta con un servicio externo de administración, mantenimiento y actualización continua de parte nuestra con la figura de contratos anuales.

En esta modalidad, la plataforma tecnológica que se utiliza es abierta, de manera que es sencillo cambiar de proveedor anualmente con el fin de tener siempre la mejor opción disponible, sin cambiar las bases de la plataforma ni requerir procesos de migración.




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